System kaucyjny 2025 w e-commerce – obowiązki i konfiguracja Comarch e-Sklep

System kaucyjny - nowa rzeczywistość dla e-commerce po 1 października 2025 roku

Od 1 października 2025 roku obowiązuje w Polsce ustawa o systemie kaucyjnym, która całkowicie zmienia zasady sprzedaży napojów w opakowaniach jednorazowych i wielokrotnego użytku.
Nowe przepisy obejmują nie tylko sklepy stacjonarne, lecz także sprzedaż internetową.

Właściciele e-commerce, w tym użytkownicy Comarch e-Sklep, muszą już funkcjonować zgodnie z nowymi zasadami. To oznacza, że już dawno powinny być wprowadzone zmiany w logistyce, systemach IT, księgowości i komunikacji z klientem, aby zapewnić pełną zgodność z prawem oraz sprawne naliczanie i rozliczanie kaucji.

Kluczowe obowiązki e-commerce: rozliczenia, IT i informacja

Nowy system kaucyjny nakłada na sklepy internetowe szereg wymogów dotyczących sprzedaży, raportowania i informowania klientów.

1. Obowiązek naliczania i pobierania kaucji

Każda sprzedaż napoju w opakowaniu objętym systemem kaucyjnym (butelki plastikowe do 3 l, puszki do 1 l, butelki szklane wielokrotnego użytku do 1,5 l) wymaga pobrania kaucji.

Zasady naliczania kaucji:

• Wyodrębnienie kwoty: kaucja musi być wykazana jako osobna pozycja – nie może być wliczona w cenę produktu.
• Transakcje B2B: obowiązek pobrania kaucji dotyczy także sprzedaży między firmami.
• Status VAT: kaucje pozostają poza zakresem VAT, zarówno przy sprzedaży, jak i przy zwrotach opakowań.

2. Obowiązek informacyjny i dostosowanie Comarch e-Sklep

W e-commerce, kluczowa jest transparentna komunikacja z klientem.
System Comarch e-Sklep został już we wcześniejszych wersjach wyposażony w funkcjonalności umożliwiające prawidłową prezentację kaucji zgodnie z wymogami ustawy – należy jedynie zadbać o wykonanie aktualizacji szablonu, aby zmiany mogły się wyświetlać.

Najważniejsze funkcje:

• Oznaczenie produktów: towary objęte kaucją są oznaczone specjalną informacją o doliczanej kwocie.
• Automatyczne wyświetlanie kaucji: system pokazuje ją na kartach produktów, listach towarów, w koszyku oraz w panelu klienta.
• Integracja z Allegro: jeśli e-sklep jest zintegrowany z Allegro, każda oferta musi jasno wskazywać, że produkt podlega systemowi kaucyjnemu.

3. Integracja z Comarch ERP Optima – konfiguracja i rozliczenia

Prawidłowe rozliczanie kaucji wymaga odpowiedniej konfiguracji w systemie Comarch ERP Optima (wersja 2025.5 lub nowsza).

Najważniejsze ustawienia, na które należy zwrócić uwagę to:

• Aktywacja obsługi kaucji:
  Start → Konfiguracja → Firma → Magazyn → Kaucje – włącz opcje Obsługa opakowań kaucjonowanych oraz Automatyczne przeliczanie kaucji.
• Parametry kontrahentów:
  Na formularzu kontrahenta (zakładka Handlowe) zaznacz Naliczaj płatności na dok. WKA/PKA.
• Definicja opakowań:
  Dodaj do cennika pozycje z oznaczeniem NP (nie podlega VAT).
• Atrybut SYSTEM_KAUCYJNY:
  Przypisz do opakowań odpowiednie wartości, np. BUTELKA_PLASTIK, PUSZKA_METAL, BUTELKA_SZKŁO.
• Powiązanie produktów z opakowaniami:
  Dzięki schematom opakowań system automatycznie naliczy kaucję przy sprzedaży.

System automatycznie generuje dokumenty WKA (Wydanie Kaucji) i PKA (Przyjęcie Kaucji) po zatwierdzeniu transakcji, co zapewnia pełną przejrzystość rozliczeń.

Wskazówka: jeśli sprzedaż zaczyna się od dokumentu magazynowego (WZ/PZ), dokumenty WKA/PKA trzeba wygenerować ręcznie.

4. Umowa z operatorem systemu kaucyjnego

Zgodnie z ustawą, każdy sklep – również internetowy – musi mieć podpisaną umowę z operatorem systemu kaucyjnego. Umowa określa m.in. sposób raportowania liczby napojów wprowadzanych na rynek oraz przekazywania zebranych danych.

Lista zatwierdzonych operatorów - Ministerstwo Klimatu i Środowiska.

Zwolnienia i ułatwienia dla sklepów internetowych

Ustawa przewiduje kilka ważnych zwolnień dla e-commerce, które znacząco ułatwiają prowadzenie sprzedaży online.

1. Brak obowiązku przyjmowania zwrotów opakowań

Sklepy internetowe nie muszą przyjmować pustych opakowań.

• Magazyny e-commerce nie są punktami zbiórki.
• Kurierzy nie odbierają butelek ani puszek od klientów.
• Klient odzyskuje kaucję w sklepie stacjonarnym lub automacie kaucyjnym.

Ten obowiązek dotyczy jedynie sklepów stacjonarnych o powierzchni powyżej 200 m² oraz tych, które oferują napoje w butelkach szklanych wielokrotnego użytku.

2. Wyłączenie kaucji z progu darmowej dostawy

Kwota kaucji nie wlicza się do wartości zamówienia kwalifikującego się do darmowej dostawy.
Zasada ta obowiązuje również w ramach programów takich jak Allegro Smart! czy innych promocji e-commerce.

Wyzwania i szanse dla e-commerce

Nowy system to nie tylko obowiązki, ale również szansa na budowę proekologicznego wizerunku. Wymaga to jednak jasnego informowania o zasadach zwrotu kaucji, aby uniknąć nieporozumień i posądzenia o greenwashing.

Jeśli masz wątpliwości, jak komunikować udział w systemie kaucyjnym lub poza sklepem online prowadzisz też sklep stacjonarny, możesz skorzystać z gotowych materiałów informacyjnych przygotowanych przez Ministerstwo Klimatu i Środowiska.

Jak utrzymać zgodność e-Sklepu z ustawą kaucyjną – 5 kluczowych działań

1. Zaktualizuj Comarch ERP Optima i Comarch e-Sklep do wersji 2025.x lub nowszej.
2. Skonfiguruj obsługę kaucji w ERP zgodnie z nowymi przepisami.
3. Oznacz produkty i opakowania w sklepie online.
4. Zawrzyj umowę z operatorem systemu kaucyjnego.
5. Komunikuj zasady klientom w opisach produktów, FAQ i regulaminie sklepu.

Czytaj także: Podręcznik systemu kaucyjnego dla przedsiębiorstw (.PDF 3.46 MB)